Սահուն աշխատող գրասենյակի համար մի քանի բան ավելի կարևոր է, քան գործերի ներկայացման համակարգը: Անկախ նրանից, թե միայն դուք եք ֆայլեր մուտք գործում կամ կիսվում եք անձնակազմի հետ, ձեր ընտրած ֆայլերի համակարգը պետք է կազմակերպված լինի, որպեսզի բոլորը կարողանան գտնել այն, ինչ փնտրում են: Եթե ներկայացման համակարգը դժվար է օգտագործել, դուք կկախվեք թղթերի վրա `վախենալով դրանք ֆայլերում կորցնելուց, և շուտով կունենաք ձեր գրասեղանը ծածկող թղթեր:
Քայլեր
Քայլ 1. Որոշեք ներկայացման համակարգը:
Ինչ էլ որ լինի, այն պետք է իմաստ ունենա, այնպես որ դուք հստակ կիմանաք, թե որտեղ է գտնվում յուրաքանչյուր կտոր թուղթ: Ձեր ընտրանքներն են.
- Այբբենական: Այս համակարգը լավագույնն է, երբ ձեր ֆայլերի մեծ մասը լինելու են հաճախորդների, հիվանդների կամ հաճախորդների անուններ:
- Առարկա կամ կատեգորիա. Ֆայլերի համակարգերի մեծամասնությունը կազմակերպված են ըստ առարկայի կամ կատեգորիայի, ինչը լավ է աշխատում, երբ ճիշտ տեղադրված է, բայց կարող է նաև լինել առավել շփոթեցնող, երբ դա այդպես չէ:
- Թվային/ժամանակագրական. Սա լավագույնն է, երբ ձեր ֆայլերը բաղկացած են հիմնականում համարակալված կամ թվագրված նյութերից, օրինակ ՝ գնումների պատվերներից կամ անդորրագրերից:
Քայլ 2. Լրացրեք ձեր ֆայլերի գզրոցները կախովի պանակներով:
Կախովի թղթապանակները երբեք չեն հեռացվի ՝ հանդես գալով որպես մանիլայի ծրարների տեղակալներ, որոնք դուք կհեռացնեք գզրոցից:
Քայլ 3. Տեսակավորեք ձեր թերթերը կույտերի ըստ կատեգորիաների:
Եթե կույտը հասնում է մեկից երկու մատնաչափից բարձրության, բաժանեք այն ենթակատեգորիաների: Եթե կույտը չափազանց բարակ է, ապա այն միացրեք մեկ այլ կույտի հետ և անվանափոխեք այն: Կույտերի անունները պետք է դյուրին դարձնեն որոշելու, թե որ թղթի մեջ է մտնում յուրաքանչյուր կտոր թուղթ:
Քայլ 4. Տեղադրեք յուրաքանչյուր կույտ մանիլայի թղթապանակի մեջ և հստակ նշեք այն:
Ավելի լավ է օգտագործել պանակներ, որոնց ներդիրներն ավելի կենտրոնական են, այլ ոչ թե շերտավոր, քանի որ դա ֆայլերին ավելի կոկիկ տեսք է տալիս:
Քայլ 5. Տեղադրեք մանիլայի թղթապանակները կախովի թղթապանակների մեջ:
Ֆայլերի մեծ մասի համար սովորական կախովի թղթապանակները կգործեն, բայց հաստ ֆայլերի կամ ֆայլերի համար, որոնք պետք է բաժանել ենթակատեգորիաների, օգտագործեք տուփի ներքևի թղթապանակներ: Դուք կարող եք պատվիրել թղթապանակները, ինչպես ցանկանում եք, բայց մարդկանց մեծ մասն այս պահին օգտագործում է այբբենական համակարգ:
Քայլ 6. Պիտակեք կախովի թղթապանակները նույն անուններով, ինչ մանիլայի թղթապանակները:
Տեղադրեք բոլոր պլաստիկ ներդիրները թղթապանակի ձախ կողմում, եթե կողային ֆայլերի պահարան չեք օգտագործում: Կողային ֆայլերի դեպքում, որոնք գզրոցը բացում եք ձախից աջ, այլ ոչ թե առջևից հետև, տեղադրեք ներդիրները աջ կողմում:
Քայլ 7. Ֆայլերի մոտ տեղադրեք կախովի և մանիլայի թղթապանակների պաշար, որպեսզի հեշտությամբ կարողանաք թղթապանակ ավելացնել, եթե հայտնվեք թղթի կտորով, որը չի պատկանում առկա թղթապանակին:
Խուսափեք չափազանց հաստ կամ չափազանց բարակ թղթապանակներից: Հնարավոր է նաև ցանկանաք վերանվանել պանակները և վերաբաշխել թերթերը, եթե որոշեք, որ պետք է վերադասակարգել:
Քայլ 8. Տարեվերջին հեռացրեք բոլոր թղթապանակները, պիտակեք նույն կատեգորիայի անուններով թարմ մանիլայի թղթապանակներ և տեղադրեք դրանք ֆայլերում:
Անցեք հին թղթապանակների միջոցով `տեսնելու, թե արդյոք ինչ -որ բան պետք է փոխանցվի ընթացիկ ֆայլերին, իսկ մնացածը տեղադրեք ձեր արխիվում:
Խորհուրդներ
Դուք կարող եք գայթակղվել ձեր ֆայլերը գունավոր ծածկագրելու, ձեր համակարգչի միջոցով ֆայլերի պիտակներ տպելու կամ այլ կերպ ձեր ֆայլերը ավելի գրավիչ դարձնելու համար: Այնուամենայնիվ, երբ դուք պետք է փոփոխություն կատարեք, օրինակ ՝ մեկ թղթապանակ ավելացնելը, դուք դժգոհ կլինեք, եթե պարզեք, որ ճիշտ գունային պանակներից դուրս եք կամ ստիպված եք ձեռքով գրել ֆայլի պիտակ: Ավելի լավ է ամեն ինչ պարզ պահել:
Գուշացումներ
- Երբեք մի ստեղծեք տարբեր կույտ այն բանի համար, ինչ դուք չեք կարող դասակարգել, քանի որ ամեն ինչ այնտեղ կավարտվի:
- Հայտերի ներկայացման համակարգը հաստատելուց հետո դուք պետք է հետևեք ձեր ներկայացման գործընթացին: Ամեն օր ժամանակ հատկացրեք ձեր գրասեղանից թղթեր վերցնելու և դրանք պահելու համար: Դիմադրեք ձեր ֆայլերի վերևում խորը զամբյուղ տեղադրելու գայթակղությանը, քանի որ այն պարզապես կլրացնեք, և այն կդառնա այլ ֆայլ:
