Գրասենյակային ֆայլերի կազմակերպումը կարող է բարդ խնդիր լինել, հատկապես, եթե դուք ունեք մեծ քանակությամբ ֆայլեր և փաստաթղթեր, բայց դա կարիք չունի լինել ցավոտ գործընթաց: Ֆայլային համակարգի նախօրոք պլանավորումը և որոշումը կարող են օգնել ձեզ կազմակերպել ձեր ֆայլերը ձեր բիզնեսին համապատասխան և ապահովել, որ կարևոր փաստաթղթեր ավելի արդյունավետ կգտնեք: Ձեր ֆայլերը լավ կարգի բերելուց հետո դուք պետք է հավատարիմ մնաք հետևողական համակարգին `ձեր ֆայլերն այդ կերպ պահպանելու համար:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը. Համակարգի մշակում
Քայլ 1. Ստեղծեք ֆայլի կատեգորիաներ:
Առաջին բանը, որ պետք է անեք, եթե ցանկանում եք կազմակերպել ձեր ֆայլերը, որոշելն է, թե որ հիմնական կատեգորիաներն եք օգտագործելու տեսակավորման համար: Տարբեր տեսակի գրասենյակներ կունենան տարբեր տեսակի կատեգորիաներ, բայց ընդհանուր համակարգը նույնն է: Դուք պետք է պարզեք համակարգ, որը տեսակավորում է ձեր ֆայլերը իմաստալից կերպով:
Օրինակ, եթե դուք աշխատում եք իրավաբանական գրասենյակում և կարիք ունեք հաճախորդների ֆայլեր կազմակերպելու, կարող եք դասակարգել ըստ գործերի ընդհանուր տեսակների ՝ դատական, դատական, կորպորատիվ, վարչական և այլն:
Քայլ 2. Ստեղծեք ենթակատեգորիաներ:
Յուրաքանչյուր առանձին կատեգորիայի շրջանակներում կարող եք ավելի կոնկրետանալ ՝ զարգացնելով ենթակատեգորիաների ցանկը: Individualանկացած առանձին թուղթ, որը պետք է ներկայացվի, կարող է սահմանվել երկու տերմինով `ընդհանուր կատեգորիա, այնուհետև ենթակատեգորիա:
Օրինակ, եթե դուք ստեղծում եք ֆինանսական հարցերի համար փաստաթղթերի ներկայացման համակարգ, կարող եք ունենալ «Ելքային վճարումներ» ընդհանուր կատեգորիա, այնուհետև ստեղծել վաճառողների, մատակարարների, ծառայությունների, մասնագետների և վարչական ծախսերի ենթակատեգորիաներ:
Քայլ 3. Օգտագործեք գունային կոդավորման համակարգ:
Սա հնչում է պարզ, բայց դա կարող է լինել շատ արդյունավետ միջոց ՝ ձեր ֆայլերը արագ մուտքի համար կազմակերպելու համար: Որոշեք, թե քանի տարբեր կատեգորիաներ կունենաք ձեր ներկայացման համակարգում, այնուհետև օգտագործեք այդ շատ տարբեր գույների պանակներ:
Ամբողջությամբ գունավոր թղթապանակներ օգտագործելու փոխարեն կարող եք օգտագործել սովորական մանիլայի թղթապանակներ և ձեռք բերել գունավոր կպչուն պիտակներ: Այնուհետև կպչուկները կարող եք ամրացնել վերևի ներդիրում, թղթապանակի եզրին կամ երկուսն էլ ՝ ավելի տեսանելի լինելու համար:
Քայլ 4. Պիտակեք ֆայլերը:
Ձեր գրասենյակի յուրաքանչյուր ֆայլ այժմ ունի հստակ տեղ: Դուք պետք է յուրաքանչյուր պանակի ներդիրում հստակ և հստակ գրեք պիտակը, որպեսզի իմանաք, թե որտեղ է այն պատկանում: Յուրաքանչյուր առանձին թղթապանակի պիտակը պետք է սկսվի ընդհանուր կատեգորիայից, այնուհետև դրան հաջորդի հատուկ ենթակատեգորիան: Օրինակ, ձեր վաճառողներին վճարումների վերաբերյալ գրառումներ պարունակող թղթապանակը կունենա «Ելքային վճարումներ / վաճառողներ» պիտակը:
- Յուրաքանչյուր ֆայլի պիտակները պետք է տպագրվեն հնարավորինս կոկիկ և հետևողականորեն: Դուք կարող եք շատ հեշտությամբ գնել ծրագրային փաթեթներ, որոնք թույլ կտան ձևակերպել պիտակներ, այնպես որ կարող եք տպել և տպել դրանք ձեր համակարգչի միջոցով:
- Եթե ձեր պիտակները տպում եք ձեր համակարգչով, ապա պետք է օգտագործեք տառատեսակի հետևողական չափ և ոճ: Եթե դուք տպում եք ձեռքով, ապա պետք է փորձեք լինել հնարավորինս հետևողական և հնարավորինս կոկիկ:
Քայլ 5. Տեսակավորել ֆայլերը այբբենական կարգով:
Երբ ձևավորվի ձեր ֆայլերի համակարգը և ստեղծեք ձեր բոլոր թղթապանակները, ապա դրանք կարգի բերեք: Դուք պետք է ընդհանուր թղթապանակները դասավորեք այբբենական կարգով: Յուրաքանչյուր ընդհանուր թղթապանակում ենթակատեգորիաները նույնպես պետք է դասավորված լինեն այբբենական կարգով:
Դուք կարող եք որոշ տեղեկություններ դասավորել ըստ ամսաթվի, այլ ոչ թե ըստ թեմայի պիտակի: Եթե այո, ապա դուք ինքներդ պետք է որոշեք, թե արդյոք ավելի իմաստալից է տեսակավորել ձեր ֆայլերը առջևի նորագույն իրերով և անցնել ամենահինին, կամ հակառակը:
Քայլ 6. Յուրաքանչյուր թղթապանակում թողեք մի քանի սանտիմետր տարածք:
Երբ ստեղծում եք ձեր ներկայացման համակարգը, դուք պետք է տեղ թողեք ֆայլերի մեծացման համար: Timeամանակի ընթացքում, անկասկած, դուք կստանաք ավելի շատ թերթեր ՝ յուրաքանչյուր թղթապանակին ավելացնելու համար: Տեղ թողեք ձեր ֆայլերի ընդլայնման համար: Հակառակ դեպքում, դուք դժվար խնդիր կունենաք հետագայում ամբողջ հատվածներ կամ ֆայլերի գզրոցներ տեղափոխել `տեղ ազատելու համար:
Մեթոդ 2 -ից 3 -ը ՝ Անկանոն ֆայլերի տեսակավորում
Քայլ 1. Հավաքեք բոլոր նյութերը, որոնք ներկայացման կարիք ունեն:
Եթե սկսում եք չկազմակերպված և խառնաշփոթ փաստաթղթերի հավաքածուով, ապա պետք է սկսեք դրանք միասին հավաքելով: Գտեք աշխատավայր և հավաքեք ամեն ինչ մեկ կույտում: Դրանից հետո դուք կկարողանաք աշխատել կազմակերպման վրա:
Քայլ 2. Թղթերը բաժանեք երկու խմբի `« գործողություն »և« ներկայացման համար »:
«Որպես առաջին քայլ, դուք պետք է թղթապանակ կամ կույտ պատրաստեք այն ամենի համար, ինչը անմիջական գործողությունների կարիք ունի: Այս փաստաթղթերը չպետք է գրանցվեն, կամ դուք կարող եք չհիշել կատարել այն աշխատանքը, որը պետք է կատարվի: Մի կողմ թողեք այս «գործողությունների» թղթապանակը, որը շուտով կլուծվի: Այնուհետև շարունակեք մնացած փաստաթղթերը ներկայացնելով:
Կազմակերպեք «գործողությունների» ֆայլը: Թղթերը, որոնց հետ պետք է անհապաղ զբաղվել, պետք է դասակարգել ավելի փոքր խմբերի ՝ հիմնվելով այն աշխատանքի վրա, որը դուք պետք է կատարեք: Օրինակ, ստեղծեք այնպիսի ենթակատեգորիաներ, ինչպիսիք են `զանգել, գրել, առաքել և վճարել:
Փորձագիտական խորհուրդ
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Քայլ 3. Յուրաքանչյուր թերթ վերցրեք մեկ անգամ:
Երբ դասավորում եք ձեր ներկայացրած չամրացված թերթերը, յուրաքանչյուրի վերաբերյալ որոշումներ կայացրեք այն վերանայելիս: Վերցրեք թերթը, կարդացեք այն, որոշեք, թե որ կատեգորիայի և ենթադասի է պատկանում ձեր ներկայացման համակարգում, այնուհետև դրեք այն: Այս կերպ աշխատելը կօգնի ձեզ հետևողական լինել ձեր ներկայացման գործընթացում և կօգնի ձեզ խնայել ժամանակը `յուրաքանչյուր նյութի հետ զբաղվելով միայն մեկ անգամ:
Յուրաքանչյուր նյութ վերանայելիս պետք է որոշեք, թե արդյոք նույնիսկ անհրաժեշտ է այն պահել: Եթե թերթը մի բան է, որն արդեն զբաղվել է և այն չէ, ինչ ձեզ հարկավոր է պահել որպես գրառում, ապա մտածեք այն մերժելու մասին, այլ ոչ թե այն ներկայացնելու:
Քայլ 4. Յուրաքանչյուր տարր բացեք:
Ձեր ունեցած թղթերի մեծ մասը հավանաբար եկել են նամակագրության և, ամենայն հավանականությամբ, կլինեն ծրարների մեջ և ծալված: Հեռացրեք թղթերը իրենց ծրարներից, բացեք դրանք հարթ և պահեք: Այսպես յուրաքանչյուր թերթիկ զետեղելն օգնում է, որ ձեր թղթապանակները միատեսակ տեղավորվեն ֆայլերի դարակում ՝ առանց ուռուցիկության, որտեղ ծալված թերթերը կուտակվում են:
- Որոշեք, արդյոք Ձեզ անհրաժեշտ է պահել ծրարներ: Շատ դեպքերում ծրարներն ավելորդ են և կարող են դրանք դեն նետվել: Այնուամենայնիվ, եթե կարծում եք, որ ձեզ կարող է անհրաժեշտ լինել առաքման կամ փոստային կնիքի ապացույց, ապա դուք պետք է ծրարը կեռեք թղթերին և դրանք միասին պահեք:
- Բազմաթիվ թերթեր պետք է կեռված լինեն միասին: Սա կանխելու է իրերի բաժանումը կամ կորուստը: Կեռերը նախընտրելի են թղթե ամրակներից, քանի որ (ա) դրանք ավելի միատեսակ են տեղավորվում ֆայլերում և (բ) դրանք սայթաքելու խնդիր չունեն:
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը ՝ Ձեր ֆայլերի պահպանումը
Քայլ 1. Օգտագործեք «Դեպի ֆայլ» զամբյուղը:
Երբ նոր նամակագրություն է մտնում ձեր գրասենյակ կամ երբ ստեղծվում են նոր փաստաթղթեր, հնարավոր է, որ այն չկարողանաք անմիջապես ներկայացնել: Դուք պետք է ամեն ինչ, ինչ պետք է ներկայացվի, տեղադրեք մեկ վայրում, երբ կարողանաք: Ձեր գրասեղանի վրա դրված զամբյուղը ՝ «Պահել» պիտակով, լավ միջոց է այս թերթերը մի կողմ դնել մինչև պատրաստ չլինեք:
Քայլ 2. Ներկայացնելու համար հետևողական ժամանակ հատկացրեք:
Եթե կարող եք, ամեն օր կամ շաբաթ պլանավորեք հետևողական ժամանակ, որը կարող եք աշխատել նոր փաստաթղթեր ներկայացնելու վրա: Եթե դուք գրանցումը դարձնում եք ձեր առօրյայի կանոնավոր մասը, ապա, ամենայն հավանականությամբ, այն կշարունակեք:
- Օրինակ, դուք կարող եք առանձնացնել յուրաքանչյուր օրվա վերջին կես ժամը ՝ օրվա թերթերը ներկայացնելու համար: Եթե սա բավարար ժամանակ չէ, ապա կարող եք փորձել ամեն օր երկու անգամ ներկայացնել ձեր հայտը `ճաշից առաջ գնալուց առաջ, իսկ հետո մեկնելուց առաջ:
- Հաջողության գրավականները հետևողականությունն ու կրկնությունն են:
Քայլ 3. Համոզվեք, որ ֆայլերին հասանելիություն ունեցող մյուսները հասկանում են համակարգը:
Եթե դուք միակ անձն եք, ով օգտագործում է ձեր ֆայլերը, ապա դուք պետք է հեշտությամբ կարողանաք պահպանել ձեր ստեղծած կարգը: Այնուամենայնիվ, եթե այլ մարդիկ պետք է օգտագործեն ձեր ֆայլերի թերթերը, դուք պետք է համոզվեք, որ նրանք հասկանում և հետևում են ձեր ստեղծած համակարգին: Տեղադրման համակարգ ունենալը օգտակար չէ, եթե թերթերը սխալ կազմված են և տեղադրվում են սխալ թղթապանակների մեջ:
Եթե դա ավելի արդյունավետ և արդյունավետ լինի, եթե առաջարկեք ձեռք բերել այն ամենը, ինչ ձեր գրասենյակում կարող է անհրաժեշտ լինել, և ապա խնդրեք նրանց ամեն ինչ վերադարձնել անմիջապես ձեզ: Այնուհետև կարող եք վստահ լինել, որ ամեն ինչ ճիշտ է լիցքավորվում:
Քայլ 4. Պահպանեք կենսական կարևոր փաստաթղթերը ապահով վայրում:
Որոշ հատուկ նյութեր կարող են անհրաժեշտ լինել առանձին, հատուկ վայրերում: Օրինակ, որոշ թերթեր կարող են անհրաժեշտ լինել պահարանում կամ հրակայուն կողպեքի մեջ: Հնարավոր է, որ ձեզ նույնիսկ անհրաժեշտ լինի որոշ նյութեր պահել տեղում, բանկի պահատուփում կամ ձեր ընկերության փաստաբանական գրասենյակում:
Քայլ 5. Պարբերաբար վերանայեք ձեր ֆայլերը:
Առնվազն տարին մեկ անգամ, կամ ավելի հաճախ անհրաժեշտության դեպքում, պետք է որոշ ժամանակ հատկացնեք ձեր ֆայլերը վերանայելու համար: Այս վերանայման նպատակն է որոշել ՝ կա՞ն փաստաթղթեր կամ ամբողջ թղթապանակներ, որոնք կարող են դեն նետվել կամ գուցե տեղափոխվել պահեստավորման վայրից դուրս: Եթե ինչ -որ բան այլևս կարիք չի լինի, ապա պետք է այն մերժել: Եթե դա մի բան է, որը դուք չեք ակնկալում պարբերաբար օգտագործել, բայց գուցե անհրաժեշտ է պահել որպես գրառում, ապա այն պետք է ուղարկեք պահեստ:
