Թղթե ֆայլերը կարող են ցավ պատճառել, հատկապես, երբ դրանք կուտակվում են ձեր գրասեղանին: Ձեր թափառող թղթերի և անդորրագրերի ավելի լավ լուծում ստանալու համար փորձեք տեսակավորել ձեր բոլոր չպլանավորված փաստաթղթերը: Հաջորդը, օգտագործեք ֆայլերի պահարան կամ գզրոց ՝ ձեր ֆայլերը տեսակավորելու համար մի շարք թղթապանակների: Եթե ցանկանում եք ընդհանրապես վերացնել ձեր գրասենյակի խառնաշփոթը, կարող եք ձեր փաստաթղթերը վերբեռնել համակարգչում, վիքիում կամ ամպի վրա հիմնված մեկ այլ համակարգում: Հիմնական պլանի առկայությամբ դուք կարող եք ավելի լավ կառավարել բազմաթիվ տեսակի ֆայլեր ձեր գրասենյակի տարածքում:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ը ՝ 3 -ից. Terտել ձեր փաստաթղթերի միջոցով
Քայլ 1. Առանձնացրեք փաստաթղթերը, որոնք պետք է ներկայացվեն այն փաստաթղթերից, որոնք դեռ օգտագործում եք:
Երբ սկսում եք կազմակերպել ձեր թերթերը, պատրաստեք մի կույտ նրանց համար, ովքեր պատրաստ են դեն նետվել, և առանձին մի կույտ նրանց համար, ովքեր պետք է մնան ձեր գրասեղանին: Ձեռք բերեք ձեր գրասեղանի համար նախատեսված 2 բնիկ թղթի կազմակերպիչ, որպեսզի ձեր փաստաթղթերը մնան կազմակերպված նույնիսկ տեսակավորման և ներկայացման սկզբնական գործընթացից հետո: Պահեք այն փաստաթղթերը, որոնք կօգտագործեք 1 սլոթում, և նրանք, որոնք պատրաստ են ներկայացնելու մեկ այլ բնիկում:
Քայլ 2. Ամեն շաբաթ ընտրեք օր `ձեր փաստաթղթերը ներկայացնելու համար:
Թույլ մի տվեք, որ ձեր նոր փաստաթղթերի զամբյուղները դուրս գան վերահսկողությունից. փոխարենը, մեկ կամ երկու օր հատկացրեք ձեր ֆայլերը տեսակավորելու և կազմակերպելու համար: Եթե ձեր աշխատավայրում չեք զբաղվում բազմաթիվ ստացականներով և փաստաթղթերով, ձեզ կարող է ընդամենը 1 օր անհրաժեշտ լինել աշխատանքը կատարելու համար: Այնուամենայնիվ, եթե ձեր աշխատանքը ներառում է բազմաթիվ փաստաթղթեր, գուցե ցանկանաք 2-3 օր հատկացնել ձեր անկազմակերպ փաստաթղթերը տեսակավորելու համար:
Ամեն շաբաթ ձեր ֆայլերի տեսակավորումը կազմակերպման գործընթացը շատ ավելի կառավարելի է դարձնում:
Քայլ 3. Պիտակեք ձեր բոլոր ֆայլերին `հեռացման ամսաթվերով, որպեսզի կանխեք խառնաշփոթը:
Նախքան նոր փաստաթղթեր ներկայացնելը, ուշադիր ուսումնասիրեք յուրաքանչյուր ֆայլի ամսաթիվը և բովանդակությունը: Եթե փաստաթուղթը վերաբերում է ընթացիկ նախագծին կամ այլ խնդրի, ֆայլի վերևում գրեք «ընթացքի մեջ»: Եթե թերթը քննարկում է ավարտված նախագիծը, նշեք ֆայլը որպես «ավարտված»: Բացի այդ, նշեք այն ժամանակը, երբ ֆայլն այլևս անհրաժեշտ չէ, և փաստաթուղթը կարող է մանրացվել կամ վերամշակվել:
Եթե դուք արագ սկանավորում եք ֆայլերը, այս նշումները կարող են օգնել ձեզ գտնել ավելի ճիշտ ֆայլը:
Քայլ 4. Վերամշակեք ցանկացած անհամապատասխան փաստաթուղթ `դրանք ներկայացնելու փոխարեն:
Մի կարծեք, որ յուրաքանչյուր ֆայլ արժանի է տեղ զբաղեցնելու ձեր պահարանների կամ դարակի մեջ: Փոխարենը, ձեր վերամշակման աղբարկղում մի կողմ թողեք ցանկացած անհարկի փաստաթուղթ: Եթե ձեր ֆայլերը պարունակում են որևէ անձնական տեղեկատվություն, դրանք վերամշակելու փոխարեն մանրացրեք դրանք:
Կտրեք ֆինանսական և հաշվի տեղեկություններով ցանկացած ֆայլ, ձեր սոցիալական ապահովության համարը կամ այլ զգայուն մանրամասներ:
Մեթոդ 2 3 -ից. Տեսակավորման համակարգի ընտրություն
Քայլ 1. Ընտրեք ձեր ֆայլերի ֆիզիկական պահեստային տարածք:
Ուսումնասիրեք ձեր աշխատանքային տարածքի դասավորությունը և մտածեք, թե որ ներկայացման համակարգն է ավելի լավ աշխատելու: Եթե գրասենյակ ունեք, մեծ պահարան կարող է լինել լավ տարբերակ: Այնուամենայնիվ, եթե ունեք ավելի փոքր աշխատանքային տարածք, ապա ֆայլերի գզրոցը կամ աղբարկղը կարող է ավելի իմաստալից լինել տրամաբանորեն:
- Պահեստավորման նոր համակարգ գնելիս փորձեք որակը գերադասել գնից:
- Անկախ ձեր ներկայացման համակարգից, համոզվեք, որ զգայուն փաստաթղթերը տեղադրեք ապահով թղթապանակում:
Քայլ 2. Կազմակերպեք ձեր թերթերը ըստ ամսաթվի, եթե ձեր ֆայլերը ժամանակի նկատմամբ զգայուն են:
Ընտրեք կազմակերպչական համակարգ, որն առավել իմաստալից է ձեր բիզնեսի կամ գրասենյակի համար: Եթե ձեր աշխատանքը կենտրոնացած է վերջնաժամկետների վրա, փորձեք պատվիրել ձեր թղթապանակները `առջևի վերջին ամսաթվով: Օրերն անցնում են, շարունակեք ավելացնել նոր թղթապանակներ և ֆայլեր պահարանների կամ դարակի առջև:
- Դուք կարող եք ունենալ առանձին ֆայլեր օրերի, շաբաթների կամ ամիսների համար, օրինակ:
- Օրինակ, եթե դուք աշխատում եք որպես հարկային խորհրդատու, իմաստ կլինի ձեր հաճախորդների փաստաթղթերը ներկայացնել ըստ ամսաթվի:
- Այս համակարգը լավ է աշխատում այն մարդկանց համար, ովքեր աշխատում են ժամանակի նկատմամբ զգայուն նյութերով:
Քայլ 3. Նախագծեք օրացույցի վրա հիմնված տեսակավորման համակարգ, եթե գործ ունեք ժամանակագրական ֆայլերի հետ:
Եթե ձեր գրասենյակի տարածքում գործ ունեք ֆայլերի մեծ ծավալի հետ, փորձեք ձեր պահարաններին և գզրոցներին ավելացնել «տտիպ» ֆայլերի համակարգ: Օրացույցի նման, «tickler» համակարգը օգտագործում է 12 մեծ թղթապանակ `յուրաքանչյուր ամիս ներկայացնելու համար, ամսվա յուրաքանչյուր օրվա համար յուրաքանչյուր մեծ թղթապանակին ուղեկցում է 28-31 ենթապանակ: Փորձեք օգտագործել այս մեթոդը, եթե ունեք ամսաթվին ուղղված աշխատանք:
- Օրինակ, եթե դուք աշխատում եք արտահանող ընկերությունում, գուցե ավելի հեշտ լինի դասակարգել ձեր ֆայլերն ըստ ամսաթվի և ամսաթվի ՝ ընդհանուր կատեգորիայի փոխարեն:
- Այս համակարգը ավելի լավ է այն անհատների համար, ովքեր նախընտրում են կոնկրետ, թվային կազմակերպում, ի տարբերություն գունային կոդավորման:
Քայլ 4. Տեսակավորեք ձեր ֆայլերը ըստ թեմայի, եթե նախընտրում եք դասակարգել ձեր թերթերը:
Ընտրեք տարբեր կատեգորիաներ ձեր պանակների համար, այնուհետև պատվիրեք դրանք ըստ համապատասխանության: Պահարանները կամ գզրոցը կազմակերպելիս տեղադրեք առջևում առավել համապատասխանություն և կարևորություն ունեցող թղթապանակները: Շարունակեք տեսակավորել ձեր ֆայլերը սա հաշվի առնելով, որպեսզի հեշտությամբ մուտք ունենաք կարևոր փաստաթղթեր:
Օրինակ, եթե դուք ընկերության ֆինանսական խորհրդատու եք, ավելի իմաստալից կլինի դասակարգել ձեր փաստաթղթերը ըստ կարևորության և համապատասխանության, ինչպիսիք են «ներդրումները», «աշխատավարձը» և «հարկերը»:
Քայլ 5. Ընտրեք ձեր ֆայլերի լայն կատեգորիայի անուններ:
Մի օգտագործեք երկար, չափազանց հատուկ պիտակներ ձեր պանակների համար: Փոխարենը, փորձեք ընտրել ընդհանուր, ներառյալ պիտակներ, որպեսզի հետագայում դժվար չլինի նոր ֆայլեր տեսակավորելը: Եթե ցանկանում եք ստեղծել ավելի կոնկրետ ֆայլերի համակարգ, փորձեք ենթապանակներ ավելացնել ձեր ավելի մեծ, ավելի ընդհանուր ֆայլերի համակարգին:
Օրինակ, «3ախսերի հաշվետվություններ ապրիլի 3 -ի համար» ընդհանուր կատեգորիայի համար լավ կատեգորիա չի լինի, քանի որ այն չափազանց կոնկրետ է: Փոխարենը, պանակը նշեք որպես «enseախսերի հաշվետվություններ», որը շատ ավելի բաց է:
Հուշում
Պիտակներ պատրաստողները ձեր ֆայլերը դասակարգելու հեշտ և արդյունավետ միջոց են:
Քայլ 6. Գունավոր ծածկագրեք ձեր փաստաթղթերը `տեսողական գրավիչ համակարգ ստեղծելու համար:
Ներդրումներ կատարեք տարբեր գունավոր ֆայլերի պանակների և պիտակների մեջ: Հաջորդը, ֆայլերի տարբեր կատեգորիաներ նշանակեք թղթապանակի և պիտակի տարբեր գույների, այնպես որ կարող եք պահպանել ձեր ֆայլերի ներկայացման համակարգը հետևողական: Փորձեք օգտագործել նույն գույներն ու կատեգորիաները ձեր պահարանների և գզրոցների ամբողջ ընթացքում, այնպես որ կարող եք արագ և արդյունավետ մուտք գործել տարբեր ֆայլեր:
- Օրինակ ՝ նշեք ձեր դեղին թղթապանակները էլփոստի նամակագրության համար, կարմիր թղթապանակները ՝ հարկերի հետ կապված ձևերի համար, իսկ կանաչ թղթապանակները ՝ աշխատավարձի համար:
- Փորձեք օգտագործել գունային սխեմաներ և հեշտ հիշվող պիտակներ: Օրինակ, կանաչը կարող է հիանալի գունային պիտակ լինել ֆինանսական ձևերի համար, քանի որ կանաչ գույնը հաճախ կապված է փողի հետ:
- Այս համակարգը լավագույնն է տեսողական սովորողների համար:
3 -րդ մեթոդ 3 -ից. Թվային մոտեցում ցուցաբերելը
Քայլ 1. Սկանավորեք ձեր թղթային ֆայլերը `դրանք թվային կերպով պահելու համար:
Ամեն անգամ, երբ ձեր պահարանին կամ գզրոցին նոր ֆայլ եք ավելացնում, օգտագործեք սկաների միջոցով ֆայլը թվային տարբերակը ձեր համակարգչում վերբեռնելու համար: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է արագ մուտք գործել ֆայլ, ապա շատ ավելի արագ և հեշտ ժամանակ կունենաք ձեր աշխատասեղանի համակարգչում փնտրելիս, քան մի քանի թղթապանակի միջով: Եթե ձեր ամբողջ ֆայլային համակարգը թղթային է, սկանավորեք և վերբեռնեք ձեր ֆայլերը `թվային պահուստ ստեղծելու համար:
- Մի՛ շեշտեք, եթե չունեք թվային ֆայլերի ներկայացման համակարգ: Պարզապես սկանավորեք և միաժամանակ վերբեռնեք ձեր ֆայլերը 1 թղթապանակ:
- Կարող եք նաև ֆայլեր սկանավորել ՝ օգտագործելով հեռախոսի որոշակի ծրագրեր:
Քայլ 2. Ընտրեք հետևողական անուններ ձեր բոլոր ֆայլերի համար:
Ընտրեք պիտակներ ձեր թվային փաստաթղթերի համար, որոնք հեշտ է որոնել և մուտք գործել: Իդեալում, փորձեք այնպես անել, որ այս ֆայլերը հետևեն դրանց, ինչպես օրինակ ամսաթիվը կամ ազգանունը, քանի որ դա ավելի հեշտ կդասավորի դրանք: Անհրաժեշտության դեպքում ձեր ֆայլերի վերնագրերում ներառեք ցանկացած համապատասխան վայր, տվյալների հավաքածու կամ տարբերակի համարներ:
- Մի օգտագործեք որևէ հատուկ նիշ ձեր ֆայլի վերնագրերում, քանի որ համակարգիչները չեն կարող դրանք ճիշտ մշակել:
- Օրինակ, նշեք ձեր փաստաթուղթը որպես 20031124, երբ հղում եք կատարում կոնկրետ ամսաթվի, ինչպիսին է 2003 թ. Նոյեմբերի 24 -ը:
Քայլ 3. Տեսակավորեք ձեր թվային ֆայլերը թղթապանակներով և ենթապանակներով:
Փաստաթղթերի պահարանի նման, օգտագործեք մի շարք թվային թղթապանակներ `ձեր սկանավորված փաստաթղթերը պահելու և դասավորելու համար: Ձեր աշխատասեղանին ստեղծեք և նշեք ձեր վերբեռնված ֆայլերին վերաբերող բազմաթիվ պանակներ: Եթե ցանկանում եք օգտագործել ավելի կոնկրետ կատեգորիաներ, յուրաքանչյուր ավելի մեծ պանակում ստեղծեք մի քանի ենթապանակ: Շարունակեք խոսել ձեր թվային թղթապանակների հետ, մինչև չգտնեք ձեզ համար լավ աշխատող համակարգ:
Օրինակ, եթե ունեք «Հարկեր» անունով թղթապանակ, կարող եք տարբեր տարիների համար մի քանի ենթապանակ ստեղծել:
Քայլ 4. Վերբեռնեք ձեր փաստաթղթերը վիքիում, որպեսզի բազմաթիվ մարդիկ կարողանան մուտք գործել դրանք:
Եթե ձեր աշխատանքային տարածքն ավելի համագործակցային է, ստեղծեք առցանց վիքի, որը հասանելի կլինեն ձեր գործընկերներին և վերադասներին: Վիքիում մուտք գործելուց հետո օգտագործեք «Գործիքատուփ» բաժինը ՝ «վերբեռնման ֆայլ» կոճակին մուտք գործելու համար: Այս գործառույթով դուք կարող եք կապել ձեր նոր վերբեռնված փաստաթուղթը տարբեր մարդկանց հետ, ովքեր այժմ կարող են դիտել և մուտք ունենալ ֆայլը:
Հիշեք, որ բոլորը կարող են խմբագրել ֆայլերը վիքիում:
Քայլ 5. Օգտագործեք ամպի վրա հիմնված ծրագրակազմ ՝ փաստաթղթեր տեղաշարժելու համար:
Ներբեռնեք ծրագիր կամ այլ թվային ծառայություն, որն աշխատում է ինչպես համակարգիչների, այնպես էլ շարժական սարքերի վրա: Ձեր ֆայլերը 1 տեղում պահելու համար օգտագործեք այս ծառայությունը ՝ ձեր ֆայլերի նկարները վերբեռնելու համար, որպեսզի դրանք պահվեն ամպի վրա հիմնված ծրագրակազմում: Թեև որոշ ծրագրաշարեր անվճար են, գուցե ստիպված լինեք վճարել ՝ ավելի շատ պահեստ ստանալու համար:
