Հաշվապահական հաշվառման կաբինետի կազմակերպումը կարող է դժվար լինել ՝ լինի դա վճարովի հաշիվներով և հարկային տեղեկատվությամբ լցված տնային պահարան, թե ավարտված նախագծերով և հաշիվ -ապրանքագրերով լցված աշխատանքային պահարան: Կազմակերպեք ձեր փաստաթղթերի կաբինետը ՝ ազատվելով հին ֆայլերից, գտնելով ձեզ համար աշխատող ֆայլերի համակարգ և շարունակաբար պահպանելով այն:
Քայլեր
Մաս 1 -ը 4 -ից. Հին փաստաթղթերի մաքրում
Քայլ 1. Գնեք փաստաթղթերի պահարան, եթե այն չունեք:
Փնտրեք լավ որակի պահարան, որը լավ չափի է ձեր տան կամ գրասենյակի համար ձեր բյուջեի սահմաններում: Հաշվի առեք հրակայուն և անջրանցիկ պահարան, ցանկացած բնական աղետի դեպքում, որը կարող է հարվածել ձեր տանը: Նման պահարանների փաթեթը գտնվում է տեղական խանութներում, կահույքի խանութներում, ատաղձագործության խանութներում և առևտրի կենտրոններում:
Քայլ 2. Սկսեք անցնել ձեր ֆայլերը:
Մի կողմ թողեք այն, ինչը ակնհայտորեն հին է կամ ավելորդ: Մի կողմ դնել:
- Անդորրագրեր այն ապրանքների համար, որոնք այլևս ձեզ չեն պատկանում:
- Անպարկեշտ փոստ
- Հին հաշիվներ այն ծառայությունների համար, որոնք այլևս չեք օգտագործում
- Բիզնես նամակներ հին աշխատանքից
- Նամականիշեր, որոնք այլևս ձեզ պետք չեն
Քայլ 3. Մի վախեցեք ազատվել իրերից:
Թեև որոշակի փաստաթղթեր, ինչպիսիք են ծննդյան վկայականները և հարկային տվյալները, ակնհայտորեն կարևոր են, կարող են լինել անպիտան փոստ կամ հին անդորրագրեր, որոնք կարևոր են թվում, բայց իրականում այդպիսին չեն: Մտածեք յուրաքանչյուր փաստաթղթի մասին, երբ կայացնում եք ձեր որոշումը և մտածեք, թե արդյոք դա իսկապես կարող է օգտակար լինել ապագայում: Եթե բաց չթողնեք, եթե այն անհետանա մեկ տարի, ապա հավանաբար լավ է այն դեն նետել:
Քայլ 4. Աշխատանքի ժամանակ իրերը դեն նետելիս զգույշ եղեք:
Համոզվեք, որ ձեր ղեկավարներին հարցրեք, նախքան որևէ բան դուրս նետելը, քանի որ այն կարող է ավելի կարևոր լինել, քան կարծում եք: Ձեր ընկերությունը կարող է նաև ունենալ քաղաքականություն այն մասին, թե որքան ժամանակ է անհրաժեշտ պահել իրերը և ինչպես դրանք պետք է հեռացնել:
Քայլ 5. Որոշեք, թե որ իրերը պետք է պահել:
Սա, ընդհանուր առմամբ, կախված կլինի նրանից, թե որքանով են դրանք վերջին կամ օգտակար: Օգտագործեք հայեցողություն և մտածեք ՝ արդյոք փաստաթղթերը հետագայում օգտակար կլինեն կամ անհրաժեշտ: Եթե դրանք իսկապես կարևոր են, պահեք դրանք: Հարկային տեղեկատվության, ապահովագրական գրառումների և կենսական կարևոր փաստաթղթերի համար դրանք պահեք հետևյալ ժամանակահատվածներում.
- Պահեք հարկային հայտարարագրի տվյալները 7 տարի, ինչպես նաև ձեր հարկերից հանած ապրանքների ցանկացած անդորրագիր: IRS- ը կարող է ստուգել ցանկացած եկամուտ ձեր հարկերը մուտքագրվելուց մինչև 6 տարի հետո:
- Պահպանեք ապահովագրական գրառումներ, հիփոթեքային հայտարարագրեր և բարեգործական նվիրատվությունների ապացույցներ մինչև երեք տարի:
- Համոզվեք, որ պահեք շատ կարևոր փաստաթղթեր, ինչպիսիք են ծննդյան և ամուսնության վկայականները, սոցիալական ապահովության քարտերը, կոչումները, արարքները և անձնագրերը: Պահպանեք դրանք ապահով և երբեք մի ազատվեք դրանցից:
Քայլ 6. Մանրացրեք յուրաքանչյուր փաստաթուղթ, որը մի կողմ եք դրել:
Չճշգրտված փաստաթղթերը դեն նետելը կարող է ձեր անձնական տվյալները բաց թողնել բոլոր նրանց, ովքեր տեսնում են դրանք: Նույնիսկ եթե վստահ չեք, որ փաստաթուղթը զգայուն է, ավելի լավ է այն մանրացնել, քանի որ այն կարող է պարունակել հասցեներ, ծննդյան ամսաթվեր կամ այլ տեղեկություններ:
Քայլ 7. Կտրեք կամ ոչնչացրեք նաև թվային մեդիան:
Շատ քաղաքներ և ձեռնարկություններ կունենան օրեր, որտեղ տեղացիները կամ աշխատակիցները կարող են բերել հին անգործունյա սկավառակներ, ձայնասկավառակներ կամ կոշտ սկավառակներ, որոնք պետք է ոչնչացվեն: Նրանք կհամոզվեն, որ դա ճիշտ է արված:
2 -րդ մաս 4 -ից. Ձեր կարևոր փաստաթղթերի կազմակերպում
Քայլ 1. Սկսեք կազմակերպել մնացած ֆայլերը:
Տեղափոխվեք գրասեղան կամ մեծ սեղան և թղթերը դասավորեք ձեզ համար տրամաբանական և խելամիտ կույտերի մեջ: Դրանք կդառնան ձեր անհատական ֆայլերը: Պատրաստեք կույտեր, որոնք կօգնեն ձեզ գտնել այն, ինչ փնտրում եք: Հաշվի առեք տնային պահարանների կատեգորիաները, ինչպիսիք են.
- Կոմունալ ծառայություններ
- Ավտոմատ
- Բժշկական
- Ընտանի կենդանիներ
- Բիզնես
- տուն
- Հարկեր
- Ֆինանսներ
Քայլ 2. Աշխատակիցների համար խորհուրդ տվեք աշխատանքային կաբինետների վերաբերյալ:
Ձեր աշխատավայրում փաստաթղթեր կազմակերպելու համար կարող են լինել ընկերության հատուկ պայմանագրեր: Եթե ոչ, ապա ներկայացրեք ժամանակագրական կամ այբբենական կարգով: Հարցրեք կոկիկ գործընկերներին, թե որ համակարգերն են ավելի լավ աշխատում իրենց համար:
Քայլ 3. Ձեր կատեգորիաները պարզ պահեք:
Որքան ավելի կոնկրետ ստանաք, այնքան ավելի շատ ֆայլեր կունենաք, ինչը կնշանակի ավելի շատ խառնաշփոթ ձեր կաբինետում: Պահպանեք ձեր հիմնական ֆայլերը ավելի ընդհանրական, այնուհետև կազմակերպեք փաստաթղթերը դրանց շրջանակներում:
Քայլ 4. Որոշեք կազմակերպել անունով կամ ամսաթվով:
Երբ յուրաքանչյուր թերթը դասավորեք իր ճիշտ կույտի մեջ, սկսեք դրանք կազմակերպել այնպես, որ հեշտ կլինի գտնել դրանք:
- Այբբենական ցանկերի համար, ինչպես անդորրագրերի ապրանքանիշերը, տեղադրեք տարրերով ՝ A- ից սկսած, կույտի վերևում ՝ մինչև Z:
- Chամանակագրական փաստաթղթերի համար, ինչպես հարկային հայտարարագրերի ամսաթվերը, տեղադրեք ամենաթարմ փաստաթղթերը կույտի վերևում ՝ ներքևում աշխատելով ամենահին փաստաթղթերի վրա:
Քայլ 5. Տեղադրեք ձեր յուրաքանչյուր կույտը թղթապանակի մեջ:
Թղթերը դրեք այնպես, որ կույտի վերևում գտնվող փաստաթուղթը լինի թղթապանակի առջևում: Սա կպահի փաստաթղթերը նույն կարգով, որով դուք դրանք կազմակերպել եք:
Մաս 3 -ը 4 -ից. Ֆայլեր դյուրին դարձնելը
Քայլ 1. Հստակ նշեք յուրաքանչյուր թղթապանակ:
Համոզվեք, որ ներդիրի վրա գրվածը մեծ է, ընթեռնելի և իմաստ ունի ձեզ և ձեր գրասենյակում կամ ընտանիքում գտնվողներին: Լրացուցիչ պարզության համար օգտագործեք պիտակներ պատրաստող սարք:
Քայլ 2. Թող յուրաքանչյուր գզրոց ունենա իր կատեգորիան և հստակ նշի նաև այն:
Ձեր ֆայլերը գզրոցների միջև բաժանեք ձեզ համար իմաստալից եղանակներով, յուրաքանչյուր գզրոց պարունակում է որոշակի կատեգորիա: Յուրաքանչյուր կատեգորիա պետք է պարունակի համապատասխան ֆայլեր, որոնք կօգնեն ձեզ ավելի հեշտությամբ գտնել իրերը:
- Ֆինանսական տեղեկությունները, ինչպիսիք են հարկային փաստաթղթերը, ներդրումային ֆայլերը և հիփոթեքային հայտարարությունները, կարող են լինել մեկ դարակում:
- Անձնական փաստաթղթերը, ինչպիսիք են ծննդյան վկայականները, անձնագրերը և բժշկական գրառումները, կարող են դրվել մեկ այլ դարակում:
- Տարբեր առարկաների համար ձեռնարկների ձեռնարկները կարող են մեկ այլ գրքի մեջ լինել:
Քայլ 3. Մտածեք գունավոր թղթապանակների օգտագործման մասին:
Եթե համապատասխան գույնը նվիրես հիշողությանը, դա շատ ավելի հեշտ կդարձնի քո թերթերը: Եթե դուք արդեն ունեք մանիլայի թղթապանակներ, դրանց գույն ավելացրեք ընդգծիչներով կամ գունավոր մարկերներով: Գունավոր պիտակները կարող են ավելի նուրբ օգտագործվել նույն նպատակի համար:
Քայլ 4. Օգտագործեք ձեր գունային համակարգը ՝ ձեր գզրոցների ներսում ենթակատեգորիաներ ստեղծելու համար:
Տեղեկատվական նյութերի դարակը, օրինակ, կարող է բաժանվել թղթապանակների, ինչպիսիք են «Էլեկտրոնիկայի ձեռնարկներ», «Էլեկտրական գործիքների ձեռնարկներ» և «Մաքրման մատակարարման ձեռնարկներ»:
Քայլ 5. Փոխեք ձեր համակարգը, եթե դա իմաստ չունի:
Մեկ կամ երկու ամիս օգտագործելուց հետո մի վախեցեք փոխել այն բաները, որոնք ձեզ մոտ չեն աշխատում: Տարբեր ֆայլեր տեղափոխեք առջև կամ բաժանեք այն կատեգորիաները, որոնք դժվար է առանձնացնել: Հիշեք, որ ձեր գրանցման պահարանը համակարգ է ձեզ համար, և այն պետք է համապատասխանի ձեր աշխատանքային հոսքին:
Մաս 4 -ից 4 -ը. Կազմակերպության պահպանումը
Քայլ 1. Եղեք նախաձեռնող ՝ կազմակերպված մնալու համար:
Անմիջապես ուշադրություն դարձրեք փոստին և փաստաթղթերին, երբ դրանք գալիս են, և երբ դրանք լուծեք, անմիջապես ներկայացրեք դրանք:
Քայլ 2. Ստեղծեք մուտքի արկղ ձեր տան կամ գրասենյակի սեղանի վրա:
Նայեք ձեր մուտքային փոստին օրական մեկ անգամ: Այս կերպ ոչ մի բանի հետքը չեք կորցնի, և այն չի կուտակվի: Փաստաթղթերի ներկայացումը նման աշխատանք չի թվա, այն միանգամից արվում է:
Քայլ 3. Հաճախ վերակազմավորեք ձեր կաբինետը:
Տարեկան վերակազմակերպումը խորհուրդ է տրվում, և նույնիսկ եռամսյակը մեկ կարող եք այն մաքրել, եթե ունեք մեծ թվով ֆայլեր: Պահարաններ պահելու մեջ խառնաշփոթի հիմնական աղբյուրը հին փաստաթղթերն են, որոնք ձեզ այլևս պետք չեն, այնպես որ անհրաժեշտության դեպքում մաքրեք և մանրացրեք հին իրերը:
Քայլ 4. Մտածեք ձեր ֆայլերի մի մասը թվային մեդիա փոխակերպելու մասին:
Որքան շատ փաստաթղթեր կարող եք պահել թվային ձևաչափով, այնքան քիչ ֆիզիկական խառնաշփոթ կունենաք փաստաթղթերի պահարանում: Սկանավորման լավ թեկնածուները ներառում են անդորրագրեր, նվիրատվության ապացույցներ կամ բանկային քաղվածքներ: Ոմանք նույնիսկ կարող են արդեն հասանելի լինել առցանց:
Քայլ 5. Կազմեք գլխավոր փաստաթուղթ:
Փաստաթղթում բացատրեք, թե ինչպես է գործում ձեր ներկայացման համակարգը և որտեղ են գտնվում իրերը: Արտակարգ իրավիճակի կամ չնախատեսված խնդրի դեպքում մյուսները պետք է իմանան, թե ինչպես փնտրել ձեր ֆայլերը:
Խորհուրդներ
- Պահեք ձեր պահարանները կողպված, եթե ունեք հետաքրքրասեր երեխաներ կամ ընտանիքի հետաքրքրասեր անդամներ:
- Եթե կողպեքը բացելու խնդիր ունեք, տե՛ս Ինչպես ընտրել պահարանների կողպեք:
- Պահպանեք շատ զգայուն փաստաթղթեր, ինչպիսիք են ծննդյան վկայականները կամ սեփականության վկայականները պահատուփում կամ հրակայուն փաստաթղթերի դեպքում, եթե մտահոգված եք, որ պահարանն այնքան էլ անվտանգ չէ:
Գուշացումներ
- Եթե դուք ապրում եք երկրաշարժի վտանգված տարածքում, ամրացրեք պահարանները կայուն պատին: Սա թույլ չի տա, որ նրանք սեյսմիկ իրադարձության ժամանակ ընկնեն անձի վրա կամ չփակեն դուռը:
- Filesգուշորեն տեղադրեք ձեր ֆայլերը: Եթե վերևի դարակը լիքն է, իսկ ներքևի գզրոցները դատարկ են, այն կարող է շրջվել:
