Այբբենական գրանցումը փաստաթղթերի կազմակերպման հիմնարար միջոց է, որը թույլ է տալիս արագ պահել, մուտք գործել և կառավարել ձեր անձնական և բիզնես ֆայլերը:
Ձեր կյանքում այբբենական գրանցում կատարելով ՝ դուք կապահովեք, որ բոլոր փաստաթղթերը պաշտպանված և մատչելի լինեն: Կան բազմաթիվ կանոններ այն մասին, թե ինչպես պետք է անգլերեն լեզվով ֆայլեր գրել ՝ պահպանելու ողջամիտ ներկայացման համակարգը: Բարեբախտաբար, նոր փաստաթղթերով սկսելը պարզ է և դեռ դժվար փոփոխություն չէ, եթե անհրաժեշտ է վերակազմակերպվել:
Քայլեր
2 -րդ մաս 1 -ից. Այբբենական կարգով ներկայացում
Քայլ 1. Որոշեք այբբենական համակարգի մասին, որը դուք կօգտագործեք:
Անգամ այբբենական գրանցման նման մի պարզ բան է առաջարկում ընտրության մի քանի տարբերակ: Կարևոր է, որ դուք ընտրեք մեկ համակարգ և օգտագործեք այն հետևողականորեն:
- Տառ առ տառ կազմելը յուրաքանչյուր բառի յուրաքանչյուր տառը դիտարկում է ըստ տեսքի հերթականության `անտեսելով բառերի միջև եղած բացերը:
- Բառ առ բառ գրանցումը պատվիրում է տարրեր ՝ հաջորդաբար յուրաքանչյուր բառի առաջին տառի հիման վրա:
- Մաս առ միավոր հաշվետվությունը հաշվի է առնում յուրաքանչյուր բառ, հապավում և սկզբնաղբյուր ՝ ըստ դրանց դասակարգելով իրերը: Ընդհանրապես խորհուրդ է տրվում միավոր առ միավոր համակարգ:
Քայլ 2. Խմբի տարրեր:
Բոլոր տարրերը հավաքելուց հետո որոշեք, թե ինչպես եք ցանկանում խմբավորել ֆայլերը: Դուք կարող եք ընտրել բառարանի ձևաչափը, որում բոլոր ֆայլերը տեղադրվում են մեկ այբբենական կարգով ՝ անկախ ֆայլի տեսակից կամ այն պարունակող տարրերից: Կարող եք նաև օգտագործել հանրագիտարանի ձևաչափը, որում իրերը խմբավորված են ըստ տիպի կամ առարկայի, այնուհետև յուրաքանչյուր խումբ այբբենական կարգով դասավորված է:
Եթե դուք ունեք բազմաթիվ տարբեր տեսակի նյութեր (բաղադրատոմսեր, հարկային մուտքեր, նամակներ և այլն), ապա օգտակար կլինի օգտագործել հանրագիտարանի ձևաչափը: Խմբավորեք տարրերը նախ ըստ տիպի, այնուհետև այբբենական կարգով դասավորեք յուրաքանչյուր խմբի տարրերը: Խմբերը առանձնացրեք բաժանարարների կամ գունային կոդավորման միջոցով:
Քայլ 3. Ինդեքսավորեք ձեր ֆայլերը:
Ինդեքսավորումը վերնագրի յուրաքանչյուր հատվածը ճիշտ միավորի մեջ դնելու եղանակն է: Նյութերը նախքան դրանք ներկայացնելը ինդեքսավորելու համար դուք պետք է քանդեք յուրաքանչյուր ապրանքի անվան տարրերը և ստեղծեք նոր այբբենական անուն, որը կարող է տարբերվել ստանդարտ անունից: Օրինակ:
- Ենթադրենք, դուք ունեք ինդեքսավորման և զետեղման հետևյալ կետերը. Aardvarks- ի հոդված ՝ «Aardvarks- ի գիշերային կերակրումը» վերնագրով, aardvark- ի նշանավոր փորձագետ Janeեյն Ա.
- A.եյն Ա. Դուի կենսագրությունը ինդեքսավորվի որպես «Դո, Janeեյն Ա.
- «Aardvarks- ի գիշերային կերակրումը» հոդվածը կարող է ինդեքսավորվել այնպես, ինչպես կա, եթե ընտրեք բառարանային ոճով խմբավորում: Այն կարող է ներկայացվել «N» տառով («Nocturnal» - ի համար) ՝ օգտագործելով այս խմբավորումը:
- Այլապես, կարող եք «Aardvarks- ի գիշերային կերակրումը» ինդեքսավորել որպես «Aardvarks, Nocturnal Feeding of»: Սա տրամաբանական կլիներ, եթե օգտվեիք հանրագիտարանային ոճով խմբավորումից և ոչ թե պարզապես aardvarks- ի հետ կապված նյութեր ներկայացնեիք: Այնուհետև նյութը կներկայացվի «Ա» բաժնում:
- Գովազդային գրքույկը կարող է ինդեքսավորվել որպես «Աարդվարք, ցուցանմուշներ (Դետրոյթի կենդանաբանական այգի)»: Սա իմաստ կլինի, եթե ակնկալում եք, որ մի քանի նյութ կունենաք aardvark ցուցանմուշների վրա, օրինակ ՝ կարող եք ինդեքսավորվել մեկ այլ նյութ ՝ «Aardvarks, displays (Toledo Գազանանոց)."
- Այլապես, գովազդային գրքույկը կարող է ինդեքսավորվել որպես «Դետրոյթի կենդանաբանական այգի» (Aardvark Exhibit): աշխարհագրական դիրքը.
Քայլ 4. Պատվիրեք ֆայլերը այբբենական կարգով `ըստ նրանց ինդեքսավորված անվան:
Այբբենական կարգով գրանցման ընդհանուր կանոնն այն է, որ իրերը դասավորեն A (առաջինից) մինչև Z (վերջինը) հերթականությամբ: Օգտագործեք ավելի ու ավելի կոնկրետ տեղեկատվություն `առանձին տարրեր տարբերելու և պատվիրելու համար: Օրինակ:
- Նախորդ քայլում ձեր ինդեքսավորված ֆայլերի հերթականությունը կարող է լինել (կախված ձեր օգտագործած համակարգից). ցուցանմուշներ (Դետրոյթի կենդանաբանական այգի) »,« Aardvarks, Nocturnal Feeding of »և« Doe, Jane A. »
- «Wallaby» - ի համար ֆայլ կգա «Emu» - ի ֆայլից հետո: «Կենգուրու» -ի համար մի ֆայլ հայտնվում էր մեջտեղում, իսկ «Aardvark» - ի համար ՝ «Bear» - ի և «Emu» - ի համար: Սա ձեզ կտա ֆայլերի հետևյալ կարգը ՝ «Aardvark», «Bear», «Emu», «Kangaroo», «Wallaby»:
- Եթե այնուհետև ավելացնեիք «Anteater» - ի ֆայլը, ապա այն կգա «Aardvark» - ի ցանկացած ֆայլից հետո: Քանի որ երկուսն էլ սկսվում են «Ա» տառով, դուք պետք է նայեք յուրաքանչյուր բառի երկրորդ տառին (համապատասխանաբար «N» և «A») ՝ կարգը որոշելու համար, այնուհետև դրա հիման վրա դասավորեք ֆայլերը: Նոր կարգը կլիներ ՝ «Aardvark», «Anteater», «Bear», «Emu», «Kangaroo», «Wallaby»:
Քայլ 5. Պիտակեք ձեր ֆայլերի պանակները:
Նյութերի տեղադրումը դյուրին դարձնելու համար յուրաքանչյուր ֆայլի թղթապանակին պիտակավորեք այն պարունակվող իրի (ներ) ի ինդեքսավորված անունով: Սա նաև ավելի դյուրին կդարձնի նոր ֆայլերի ներմուծումը համապատասխան կարգով:
- Տեղադրեք իրերը նրանց համար նախատեսված թղթապանակում:
- Կարող եք նաև օգտակար համարել ձեր ֆայլերի գունավոր ծածկագրումը `օգտագործելիությունը բարելավելու համար: Օրինակ, եթե դուք օգտագործում եք հանրագիտարանային ոճով խմբավորում, յուրաքանչյուր խմբին տվեք առանձին գույն և յուրաքանչյուր խմբի իրը/ֆայլը պիտակավորեք համապատասխան գույնով:
Քայլ 6. Փաստագրեք ինդեքսավորման և ներկայացման համակարգը:
Հետևեք ձեր ինդեքսավորման և գրանցման համակարգին, ինչ էլ որ այն լինի: Համոզվեք, որ ֆայլերին հասանելիություն ունեցող ցանկացած անձ տեղյակ է համակարգի մասին: Օրինակ, կարող եք ստեղծել և տարածել փաստաթուղթ, որը մանրամասնում է ձեր ներկայացման համակարգի կանոնները: Սա կօգնի բոլորին կարողանալ արդյունավետ օգտագործել փաստաթղթերի ներկայացման համակարգը:
Քայլ 7. Նոր տարրերը պատշաճ կերպով ներկայացրեք:
Տեղադրեք ֆայլեր կաբինետում ՝ ինդեքսավորված անունների և այբբենական կարգի հիման վրա ՝ ըստ ձեր օգտագործած համակարգի: Տեղափոխեք ընթացիկ ֆայլերը ըստ անհրաժեշտության ՝ նոր ֆայլերը ճիշտ տեղում տեղադրելու համար:
2 -րդ մաս 2 -ից. Հատուկ գործերով զբաղվելը
Քայլ 1. Պահեք տարրերը իրենց նշանակալի ժամկետով:
Երբեմն իմաստ ունի տարրեր ներկայացնել հիմնական բառերի հիման վրա ՝ անկախ վերնագրի կամ անվան բառերի հաջորդականությունից: Սա ապահովում է, որ ֆայլը կարող է ինդեքսավորվել և տեղակայվել ՝ օգտագործելով ամենատրամաբանական տերմինը: Օրինակ
«Չիկագոյի առաջին բանկը» կարող է ինդեքսավորվել և գրանցվել որպես «Չիկագո, առաջին բանկ»: «Չիկագո» -ն այս մուտքի հիմնական տերմինն է, այլ ոչ թե «Առաջին» կամ «Բանկ», հատկապես, եթե դուք կարող եք ունենալ նման անուններով այլ իրեր, օրինակ ՝ «Առաջին բանկը Տուլսա» կամ «Չիկագո բանկ և վստահություն»:
Քայլ 2. Պատվիրեք անուններ ազգանունով:
Տիպիկ ներկայացման ստանդարտները խորհուրդ են տալիս անհատներին ինդեքսավորել ազգանունով, քանի որ ազգանունը համարվում է էական տերմին:
- Այսպիսով, «Jane A. Doe» - ն ինդեքսավորվելու և գրանցվելու է որպես «Doe, Jane A.»:
- Վերջում դրեք վերնագրեր (դոկտոր, տիկին, մայոր և այլն): «Դոկտ. Janeեյն Ա. Դոու », օրինակ, ինդեքսավորվելու և գրանցվելու է որպես« Դո, Janeեյն Ա., Դոկտոր »:
- Ընդհանրապես, անունները պատվիրեք այնպես, ինչպես գրված են ՝ տառ առ տառ: Օրինակ, «ՄաքԴոնալդսը» կգա «Մակդոնալդից» առաջ: Նմանապես, «D», «L», «Le», «de» և այլն համարվում են անվան մաս, այլ ոչ թե առանձին միավորներ: Օրինակ, պատվիրեք «Heinlein», «Le Guin» «L’Engle» և «Wolfe» ֆայլերը այդ հերթականությամբ (և ոչ թե որպես «L’Engle», «Le Guin», «Heinlein», «Wolfe»):
- Անունների վերաբերյալ այս կանոններից սովորական բացառությունն այն է, երբ անհատի անունը կազմում է ձեռնարկության կամ կազմակերպության անվան մաս: Այս դեպքերում անհատի անունը վերաբերեք որպես ձեռնարկության անվանման միավորների: Օրինակ, «Jane A. Doe Pest Control» - ը պետք է գրանցվի «J» - ի ներքո, և ՉԻ ինդեքսավորվի որպես «Doe, Jane A. Pest Control»:
Քայլ 3. Անտեսեք հոդվածները, շաղկապներն ու նախդիրները:
Հոդվածներ (օրինակ ՝ «ա», «ան» և «the»), շաղկապներ (օրինակ ՝ «և», «բայց» և «կամ»), և նախածանցներ (օրինակ ՝ «հանուն», «և» -ի և «Ներ») ընդհանրապես բաց են թողնվում ինդեքսավորման և այբբենական կարգով գրանցման ժամանակ, քանի որ դրանք նշանակալի տերմիններ չեն համարվում: Սա նույնիսկ այն դեպքում, երբ դրանք կազմում են ապրանքի անվան սկիզբը: Օրինակ:
- «Էմու կերակրման պրակտիկայի հետաքննությունը» կներկայացվի «E» - ի ներքո, «Emu» - ի համար (այս նյութի վերնագրի կարևոր բառը), այլ ոչ թե «A» - ի համար «an» - ի համար:
- «Doe and Smith Pest Control» - ը ներկայացվելու էր «Doe, Jane A.» - ից հետո: Երկու ինդեքսավորված անուններն էլ սկսվում են «Դո» բառով, այնպես որ դուք անցնում եք յուրաքանչյուր հաջորդ նշանակալի տերմինին (համապատասխանաբար «Սմիթ» և «Janeեյն») ՝ ֆայլերի կարգը որոշելու համար: Անտեսեք «և» բառը, քանի որ այն նշանակալի չէ:
Քայլ 4. Վերաբերվեք հապավումներին, կարծես դրանք գրված են:
Նյութերի ինդեքսավորման և զտման ժամանակ կարող եք հանդիպել այնպիսի հապավումների, ինչպիսիք են «Mfg»: («Արտադրություն») կամ «Inc.» («Ներառված» -ի համար): Ընդհանրապես, դուք պետք է ինդեքսավորեք և ֆայլեր պահեք այնպես, կարծես այս հապավումները գրված են, այլ ոչ թե պարզապես որպես տառերի տող:
Օրինակ ՝ «Jane A. Doe Mining Company» - ն ներկայացվելու է «Jane A. Doe Mfg» անունից հետո:
Քայլ 5. Սովորաբար գրեք թվեր:
Այբբենական կարգով տարրեր ներկայացնելիս կարող եք թվերի հանդիպել դրանց վերնագրերում: Ընդհանրապես, ֆայլերի համարները սովորական են, այլ ոչ թե կարծես դրանք գրված են: Համարները գրանցվում են նաև տառերից առաջ:
- Օրինակ, «3M Company» - ն պետք է ներկայացվեր մինչև «100 հիանալի բիզնես գաղափար» (քանի որ «3» -ը գալիս է «100» –ից առաջ):
- «Մեծ բիզնես գաղափարներ» և «Մեծ գործարար առաջնորդներ» գրանցվելու են «100 հիանալի բիզնես գաղափարներից» հետո, քանի որ թվերը դասավորված են տառերից առաջ:
- Այն թվերը, որոնք արդեն գրված են, վերաբերվում են ոչ թե թվերի, այլ որպես բառերի: Օրինակ ՝ «100 խոշոր բիզնեսի առաջնորդներ», «Մեծ բիզնես գաղափարներ» և «Երկու հարյուր խոշոր բիզնես գաղափարներ» կետերը տեղադրեք այդ հերթականությամբ:
- Եթե դա ծառայում է ձեր ներկայացման նպատակներին, այնուամենայնիվ, կարող եք բացառություն կատարել և միշտ թվեր ներկայացնել այնպես, կարծես դրանք գրված են:
Քայլ 6. alբաղվեք ցանկացած հատուկ կերպարներով:
Պետք է հաշվի առնել ոչ այբբենական կամ ոչ թվային նիշերը, որոնց հանդիպում եք ինդեքսավորման և նյութերի տեղադրման ժամանակ: Ինչ անել այս կերպարների հետ, այնուամենայնիվ, կախված է դրանց տեսակից.
- Կետադրությունները (օրինակ ՝ ապոստրոֆներ, կետեր և ստորակետներ), ընդհանուր առմամբ, անտեսվում են տարրերի ինդեքսավորման և զետեղման ժամանակ: Օրինակ, ներկայացրեք «Վաշինգտոնի լավագույն սուրճը» և «Վաշինգտոնի նահանգի տոնավաճառը» այդ հերթականությամբ:
- Diacritics- ը վերաբերվում է որպես համապատասխան տառի, առանց դիակրիտ նշանի: Օրինակ ՝ «laclair» - ը ՝ «Eclair», և «Über» - ը ՝ «Uber»: Բացառություն է այն դեպքի, երբ դուք ներկայանում եք ըստ դիակրիտիկա օգտագործող լեզվի այբուբենի, որի դեպքում պետք է հետևեք այդ լեզվի սովորական այբբենական կարգին:
Քայլ 7. Անհրաժեշտության դեպքում օգտագործեք «ոչինչ ոչ մի բանից առաջ» ընդհանուր կանոնը:
Ընդհանրապես, բացատները (ներառյալ կետադրական նշանները և բաց թողնված այլ տարրերը) անտեսվում են այբբենական կարգով գրանցելիս: Այնուամենայնիվ, այն դեպքերում, երբ դուք ունեք նույն ձևով սկսվող տարրեր, օգտագործեք բացատ կամ «ոչ մի բանից առաջ ոչինչ» կանոնը `ներկայացման կարգը որոշելու համար:
- Օրինակ ՝ «Հյուսիսարևելյան ափ», «Հյուսիսարևելյան արտադրություն» և «Հյուսիսարևելյան ափ» ֆայլերն այդ հերթականությամբ:
- Նմանապես, «Դո, Janeեյն Ա.» պետք է ներկայացվեր մինչև «Դո, Janeեյն Ա., դոկտոր»:
Քայլ 8. Անհրաժեշտության դեպքում ֆայլերը տարբերակել ավելի մանրամասն տեղեկատվությամբ:
Ավելի հազվադեպ դեպքերում այբբենական տեղեկատվությունը բավարար չէ ֆայլերի հերթականությունը որոշելու համար: Այս դեպքերում, դուք պետք է օգտագործեք լրացուցիչ տեղեկություններ ՝ ապրանքները ինդեքսավորելու և պատվիրելու համար: Նշեք այս լրացուցիչ տեղեկությունները համապատասխան ֆայլերի վրա, որոնք կօգնեն ձեզ տարբերակել դրանք: Օրինակ:
- Եթե դուք ունեիք իրեր differentեյն Ա. Դո անունով երկու տարբեր անհատների համար, կարող եք պատվիրել դրանք ըստ ծննդյան ամսաթվի: Այսպիսով, «Doe, Jane A. (ծն. 1853)» ֆայլը կգա «Doe, Jane A. (1967 թ.) Ֆայլից առաջ:
- Կարող եք նաև ապրանքներ պատվիրել ըստ աշխարհագրության, երբ անհրաժեշտ է տարբերակումներ կատարել: Եթե ունեք երեք տարբեր վայրերում երեք տարբեր բանկերի ֆայլեր, և յուրաքանչյուր բանկ կոչվում է «First United Bank and Trust», ապա դրանք կարող եք պատվիրել այբբենական կարգով ՝ «First United Bank and Trust (Georgia)», «First United Bank և Trust (Օկլահոմա) »և« First United Bank and Trust (Հարավային Դակոտա) »:
- Նմանապես, եթե դուք ունենայիք երկու տարբեր արջերի կամ արջերի տեսակների իրեր, դրանք ավելի կբնորոշեիք ՝ ելնելով տեսակից, աշխարհագրական դիրքից և այլն: Օրինակ ՝ դուք կարող եք ունենալ ֆայլեր «Արջ, շագանակագույն» և «Արջ, գրիզլի» (այդ հերթականությամբ), կամ «Արջուկներ (եվրոպական)» և «Արջեր (հյուսիսամերիկյան)» (այդ հերթականությամբ) ֆայլեր:
Քայլ 9. Հրապարակեք բացառություններ և հատուկ կանոններ:
Համոզվեք, որ բոլորը, ովքեր օգտագործում են ձեր ֆայլերը, գիտեն ստանդարտ ուղեցույցների ցանկացած բացառության մասին, որոնք հաշվի են առնված ձեր ֆայլերի ներկայացման համակարգում: Սա կօգնի երաշխավորել, որ բոլորը կարող են ճիշտ և արդյունավետ օգտագործել փաստաթղթերի ներկայացման համակարգը:
